Astuces et outils pour bien gérer ses tâches au quotidien

Quel que soit votre métier, chaque journée se remplit de nouvelles tâches et objectifs à accomplir. Être organisé n’est pas toujours facile lorsque vous gérez des multi-projets. Pas de panique, il existe de nombreux outils et méthodes pour mieux s’organiser au travail et prioriser ses tâches.

Gérer ses tâches avec une to do-list

Cela peut paraître évident, mais les to-do lists, ou tout simplement listes de tâches, permettent de ne rien oublier et d’avoir une vision de toutes les tâches à effectuer dans votre semaine. Vous pouvez les faire la veille pour le lendemain, ou la veille d’un week-end, pour ne pas commencer la journée à se dire “par quel dossier commencer?”. Elles peuvent être réalisées par écrit, sur votre agenda ou via des outils en ligne.

Wunderlist, un outil simple pour créer sa liste de tâches

Cette application web et mobile est, à notre sens, l’une des plus simples à prendre en main. Elle dispose de multiples fonctionnalités pour gérer ses tâches efficacement. Par exemple, avec Wunderlist, vous pourrez :

• Créer des listes de tâches (par projet ou pour chaque membre de votre équipe, par exemple) ;
• Définir des tâches prioritaires en ajoutant une échéance à une tâche ;
• Ajouter des rappels ;
• Partager vos listes avec vos collègues ;
• Adresser des tâches à un membre de votre équipe ;
• Ajouter des fichiers ;
• Imprimer votre liste de tâches ;
• Etc.

L’application peut également se synchroniser avec votre agenda (Outlook, Google Agenda, iCloud…), ce qui est très pratique.

To Doist, pour aller plus loin

Une autre application, intéressante et populaire, peut vous servir d'outil de gestion et de productivité : To Doist. Vous pouvez créer vos listes de tâches, projets, sous-projets en leur ajoutant une échéance et choisir parmi 4 niveaux de priorité (ce que Wunderlist ne propose pas). La particularité de To Doist est d'être capable de mesurer votre productivité en vous attribuant un taux de productivité (ils appellent cela des points de karma) en fonction de vos tâches accomplies dans la journée. Différents niveaux existent selon vos points : débutant, novice, intermédiaire, expert, Grand maître etc. Bien entendu, cela est à prendre avec des pincettes et n’est pas forcément représentatif de la réalité. Néanmoins, cela peut renforcer le sentiment de satisfaction d’avoir accompli un certain nombre de tâches (exemple : je souhaite au minimum effectuer 6 tâches par jour). Si vous êtes curieux d'en savoir plus sur To Doist, visitez son site.

Trello, le modèle Kanban

On ne présente plus Trello, outil de gestion de projets collaboratifs. Il est construit en suivant la méthodologie Kanban, pour une gestion de projet agile. Vos tâches (les "cartes" dans le jargon Trello) sont visibles en colonnes (boards) et permettent de visualiser l’ensemble des étapes d’un projet. C’est l’avantage contrairement à des outils de to-do lists, Trello est un outil souple et s’adapte à l’organisation de votre équipe et à la taille de vos projets. Consultez le site de Trello pour connaître toutes les fonctionnalités possibles.

L'outil Trello

Prioriser ses tâches

Les outils n’aident pas toujours à prioriser ses tâches. Savoir gérer son temps et ses priorités est une compétence à cultiver. Il existe de nombreuses méthodes qui peuvent aider à s’y retrouver :

Les tâches urgentes, par où commencer ?

Votre manager vous a demandé de finir un dossier pour le lendemain, et vous avez déjà une journée bien chargée ? Un client vous contacte en urgence et vous avez peu de temps devant vous… Premièrement, il ne faut pas stresser. L’important est de bien trier et distinguer la nature de la demande. Une fois les tâches triées par ordre de priorité, vous pouvez commencer par les plus faciles et les plus rapides à effectuer, voire en déléguer à l’un(e) de vos collègues. Le but n’est pas de se mettre une pression supplémentaire. Une autre tactique est de mixer tâches complexes et tâches plus faciles, qui permettent de respirer entre deux choses plus compliquées.

Zoom sur la matrice Eisenhower

La matrice Eisenhower est intéressante car elle permet de décomposer et de classer une tâche selon son degré d’importance et d'urgence.  

La matrice d'Eisenhower

Une tâche peut être :

• À faire, car elle est urgente et importante (action immédiate) Exemple : Mon site e-commerce n’est plus accessible, il faut s’en occuper immédiatement
• À planifier, car elle est non urgente et importante (action qui peut s’anticiper) Exemple : J'enverrai le compte-rendu de la réunion demain
• À déléguer, car elle est urgente et non-importante (action concernant d’autres personnes) Exemple : relire l’article de blog de mon collègue avant mise en ligne
• À éliminer, car elle est non urgente et non importante (actions distrayantes) Exemple : aller sur mon Facebook

L’avantage de cette matrice est qu’elle permet rapidement de prendre une décision selon son degré d’importance. Comme le disait Dwight D. Eisenhower, Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important.

Le planning : la clé de l’organisation

Pour simplifier son organisation quotidienne et se rendre compte de la charge de travail, il est important de planifier ses tâches sur le long terme. Il faut savoir surtout anticiper. Pour vous aider, vous pouvez décomposer une tâche car elle va sûrement donner naissance à de nouvelles tâches par la suite. Vous pouvez également estimer le temps qu’une tâche peut vous prendre, quitte à surestimer un peu plus pour ne pas être frustré d’être en retard dans sa to-do list. Par exemple, si vous pensez qu’une tâche vous prend 30 minutes, planifiez 1h. Si vous êtes en avance, cela renforcera votre niveau de satisfaction !

En bref

Il existe encore de nombreuses méthodes pour bien s’organiser au travail et gagner en efficacité. Mais il faut avant tout travailler pour soi-même car le bien-être au travail est primordial !