Atelier collaboratif : Faire de l’amélioration continue grâce au brainwriting

Chez Concept Image, on mise sur l’amélioration continue pour optimiser nos projets et nos méthodes de travail. Chaque mois, l'équipe gestion de projet se réunit pour pour travailler un sujet de fond. Ça peut être le développement d’un savoir-être, l’amélioration d’un savoir-faire ou le déblocage d’une problématique. Par exemple, on a travaillé sur l'amélioration de notre prise de parole et sur des méthodes de priorisation pour s'organiser.

Pour ces réunions d'équipe, on privilégie des formats participatifs. Lors d'une réunion récente, on a travaillé sur l'amélioration continue de nos process client et interne. Pour cela, on a conçu un atelier collaboratif basé sur le brainwriting, une méthode de co-création simple et efficace qui nous aide à structurer nos réflexions collectives.

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Méthodologie d'atelier : Le brainwriting

Le brainwriting est une méthode de co-création qui aide à générer des idées en groupe. Elle réduit les blocages et les freins souvent présents dans les séances de brainstorming classiques. Contrairement au brainstorming, les idées ne sont pas partagées à l’oral en temps réel. Le brainwriting privilégie l’écriture individuelle pour organiser et enrichir le processus créatif.

Un atelier collaboratif pour mieux travailler

Pour améliorer nos projets clients et notre organisation interne, on a organisé un atelier structuré autour de deux axes : les projets clients et l’organisation interne de l’agence. L’objectif était de partager nos difficultés et nos questionnements. Dans un premier temps, on a vérifié si les autres participantes pouvaient apporter des réponses. Si ce n’était pas le cas, on a défini ensemble des solutions concrètes pour progresser.

Chaque question a été conçue pour obtenir des retours directs et concrets.

Les questions posées :

1. Sur quelles tâches te sens-tu particulièrement efficace et performante ?
2. Quelles sont les tâches qui, selon toi, te prennent trop de temps ?
3. Selon toi, qu’est-ce qui manque dans notre fonctionnement actuel ?
4. Quelles sont les tâches que tu n’aimes pas faire ? Pourquoi ?
5. Y a-t-il des réunions ou des routines que tu juges inutiles ou peu productives ?

Étape 1 : Réflexion individuelle (30 minutes)

• Pour commencer, chaque participant prend une feuille, sur laquelle se trouve une question. L’étape se finit une fois que chaque participant aura répondu à l’ensemble des questions.
• 1 post-it = 1 idée : Chaque participant répond à chaque question en écrivant une idée par post-it.
• Temps alloué : 5 minutes par question, soit 25 minutes au total. A la fin de chaque période, les participants font tourner les feuilles dans le sens des aiguilles d’une montre.
• Chaque question est accompagnée de 3 questions complémentaires pour encourager une réflexion différente. Ces cartes sont mises à disposition de tous et peuvent être utilisées librement, dès le début ou à la fin du temps alloué sur chaque question, selon les préférences de chacun.

Étape 2 : Listing et échange collectif

• Regroupement des idées : Chaque participant énonce à voix haute les idées partagées. Les notes peuvent être enrichies à l’oral par les autres participants.
• Recherche de solutions : Chaque point d’amélioration est discuté pour trouver des solutions. Certaines solutions peuvent être directement proposées par des participants (partage d’expérience). D’autres nécessitent une action en dehors de la réunion.
• Pour cela, l’animateur peut mettre en place un document partagé pour lister les points remontés, les actions à mettre en place, un état de suivi (à faire ; en cours ; terminé) et l’assignation à une personne.

Voici quelques exemples d'améliorations soulevées :

• Comment plus partager les retours d’expérience au sein de l'équipe ?
• Comment mieux récolter les retours de nos clients sur une vidéo ?
• Comment aider nos clients à rédiger leurs contenus pour leur futur site Internet ?
• Peut-on alléger la réalisation d'un planning projet ?

Sans oublier l'icebreaker et la déclusion

Pour l’exercice d’introduction, on a commencé simplement en partageant la dernière grande leçon apprise en gestion de projet. L’objectif était de lancer l’atelier sur un partage d'expérience.

Pour la déclusion, on a utilisé le niveau 4 des cartes de débriefing Kirkpatrick. Cette étape a permis de définir des actions concrètes que chacune s’engage à mettre en place à l’issue de l’atelier.

Pourquoi le brainwriting nous aide ?

• Génère des idées variées et concrètes : Chaque participant peut contribuer librement, sans pression ou influence extérieure.
• Favorise l’expression individuelle : Chacun s’exprime à son rythme, ce qui garantit une diversité de perspectives.
• Identifie des pistes d’action rapides : Les solutions trouvées sont directement applicables à l’issue de l’atelier.
• Renforce la cohésion d’équipe : En travaillant ensemble, on construit des solutions collectives tout en consolidant l’esprit d’équipe.
• Simple et efficace : Cette méthode est facile à mettre en place et s’adapte à tous les contextes professionnels.

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Envie de tester cette méthode avec votre équipe ? Téléchargez les questions et leurs cartes stimuli et organisez facilement votre propre atelier collaboratif de brainwriting.

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