Atelier collectif : comment être sûr de tenir le timing ?

Un atelier de travail réussi, c’est un atelier qui remplit vos objectifs… sans traîner en longueur. Et le défi est de taille ! Lorsque vous organisez un atelier, l’équipe sera composée de personnalités différentes, de personnes n’étant pas au quotidien dans le projet… Bref, l’accumulation de plusieurs facteurs vous freine, et vous n’avez bloqué que 2 heures dans leurs agendas. Alors comment vous assurer que vous allez ressortir avec ce que vous attendez, et ce, en respectant le timing ?

Les astuces pour tenir l'atelier collectif dans le timing

Tenez compte des retards et des pauses

Concernant les retards, il y en a presque toujours, même si ce n’est que de quelques minutes. Par exemple si l’heure de RDV fixée pour l’atelier collectif est à 9h, vous pouvez anticiper un temps de retard, et d’installation d’environ 15 minutes. Ainsi, vous commencerez réellement qu’à 9h15. Ensuite, en fonction de la durée de votre atelier, n’oubliez pas de prévoir une / ou plusieurs pauses. L’idéal, c’est de communiquer ces temps de pause lorsque vous présentez l’ordre du jour. Ainsi, les participants qui ont besoin de consulter leur mails, d’appeler un client, ou de gérer une urgence, pendant le temps de l’atelier savent qu’ils pourront le faire pendant la pause. Ils seront plus concentrés le reste du temps. Vous pouvez prévoir un temps de pause assez large car il faudra aussi compter le temps de réinstallation des participants. Ces temps de pause ne sont pas à négliger : ils redonneront de l’énergie aux participants. Ainsi, plus d’énergie = plus de concentration = plus d'efficacité !

Arrivez préparé

De votre côté, étant l’animateur de l’atelier collectif, pensez à avoir répété avant : cela vous évitera des temps de silence / hésitation, ou de revenir sur ce que vous avez dit 5 minutes avant. De plus, assurez-vous de bien avoir testé vos outils : vidéoprojecteurs, jeux d’animation … Dans certains cas, vous pouvez aussi demander à vos participants de venir préparé : lecture du sujet, matériel nécessaire …

Munissez-vous d’un planning détaillé

Préparez dans un planning, le temps de chaque étape de votre atelier, et l’horaire correspondante. En amont, vous pouvez déjà confirmer (ou non) que tout ce que vous avez prévu de dire/faire est faisable dans le temps imparti. Puis, pendant l’atelier collectif, grâce à l’horaire correspondante, vous savez si vous êtes dans les temps. Si vous voyez qu’il vous reste quelques minutes avant la fin de cette étape, alors vous pouvez donner quelques précisions supplémentaires, ou répondre à des questions.

L'exemple d'un planning utilisé lors d'un de nos ateliers. Il permet de savoir ce qu'on dit, pendant quelle durée, à quelle heure, et la personne qui doit parler.

Regardez l’heure fréquemment

Dans la suite logique du point précédent, pensez à bien regarder l’heure. Si besoin, vous pouvez demander à quelqu’un d’être le time keeper : il vous rappelle l’heure et vous dit s’il faut accélérer le rythme… Cette personne vous épargne la tâche de gestion du timing pour être ainsi 100% concentré sur votre animation.

Soyez clair sur les objectifs

Si des participants comprennent mal l’objectif de la réunion collective, cela peut générer des malentendus, répétitions, mauvais résultats… La conséquence commune est la perte de temps. Alors assurez-vous de bien expliquer, avant et pendant la réunion, les objectifs à atteindre.

Commencez par le plus urgent

En commençant par le plus délicat, vous savez que le sujet est évacué et qu’il ne viendra pas prendre le pas sur le reste des objectifs de l’atelier.

Limitez la prise de notes en direct pour éviter que cela prenne du temps

Votre rôle pendant l’atelier collectif, c’est surtout de gérer la dynamique du groupe et les contributions. Il est difficile de gérer en parallèle le contenu et la prise de notes. Or à l’issue de l’atelier, vous allez bien devoir rédiger un compte-rendu. Vous pouvez intégrer ce paramètre dans la façon dont vous allez préparer votre atelier. Quelques exemples :

• Les participants viennent rédiger leurs propositions sur un tableau, que vous prenez en photo à l’issue de l’atelier
• Chaque groupe rédige ses propositions sur une feuille que vous récupérez
• Chaque groupe présente sa restitution à l’oral (de façon formelle, sous forme de scénette…), et vous filmez cette séquence
• Et dans tous les cas, assurez-vous en séance que vous comprenez ce qui a été écrit.

Un atelier collectif

Canalisez les idées hors-sujets générées pendant l’atelier

Lors des ateliers, les idées fusent… mais il est impossible de toutes les traiter dans le temps imparti. Le conseil c’est de noter sur un tableau les idées hors sujets. Ainsi, vous maintenez la dynamique de participation en tenant compte de l’idée, vous la conservez (elle peut être très utile), et vous revenez très vite à votre ordre du jour.

Et si malgré tout ça, vous dépassez le timing ?

Si jamais le timing a été mal calibré et que ça prend plus de temps que prévu, la priorité sera tout de même de libérer les gens à l’heure. Dans ce cas, il vaut mieux synthétiser ce qui a été fait depuis le début : cela vous permet de conclure, d’identifier ce qu’il reste à faire, et de partager le travail. Enfin, pensez à caler directement dans l’agenda une date pour le nouvel atelier.

En conclusion, tenir le timing c’est être professionnel

Tenir votre timing lors de votre atelier est un signe de professionnalisme. C’est pour cela qu’il faut y apporter une attention particulière. De plus, tenir dans les temps est important car vous évitez la “surchauffe” du groupe : vous gardez un dynamisme jusqu’à la fin et vous êtes efficace. Enfin, les participants se sentiront plus impliqués sur les futures sessions. Pour tout savoir comment réussir son atelier créatif, de l'organisation à l'animation, découvrez également notre article qui détaille le sujet.