Brainwriting en management : Atelier collaboratif pour définir les réunions d’équipe

Chez Concept Image, on a des rituels réguliers au sein des équipes en place depuis longtemps. Dans l'équipe gestion de projet, on aime souvent se poser la question de leur pertinence : est-ce que leur rythme et leur contenu sont toujours adaptés ? Quand c’est nécessaire, on ajuste le format. Actuellement, dans l'équipe, on se voit :

• 30 minutes chaque lundi matin : pour faire le point sur la charge de travail, partager les avancées, et demander ou proposer de l’aide.
• 1 heure toutes les 2 semaines en entretien individuel : chaque membre de l'équipe rencontre son manager pour parler des projets, des problématiques ou partager des retours.
• 2 heures chaque mois en équipe : pour travailler un sujet de fond. Ça peut être le développement d’un savoir-être, l’amélioration d’un savoir-faire ou le déblocage d’une problématique. Par exemple, on a travaillé sur l'amélioration de notre prise de parole et sur des méthodes de priorisation pour s'organiser.

Récemment, on s’est interrogés sur l’efficacité des 2 premières réunions grâce à la méthode du brainwriting. Le collectif est une valeur importante à l'agence web Concept Image. C'est pourquoi Julie, responsable de l’équipe gestion de projet, a organisé un atelier collaboratif d’1 heure pour co-construire, avec toute l'équipe (4 personnes), l’ordre du jour et les objectifs de ces temps communs. 

Méthodologie d'atelier : Le brainwriting

Le brainwriting est une méthode de co-création qui aide à générer des idées en groupe. Elle réduit les blocages et les freins souvent présents dans les séances de brainstorming classiques. Contrairement au brainstorming, les idées ne sont pas partagées à l’oral en temps réel. Le brainwriting privilégie l’écriture individuelle pour organiser et enrichir le processus créatif.

Étape 1 : Réflexion individuelle de brainwriting (20 minutes)

On a commencé par un temps individuel pour répondre à 8 questions prédéfinies. Les questions étaient inscrites sur des feuilles, et on avait 5 minutes par lot de 2 questions avant de passer la feuille au voisin. Ce système permet de s’inspirer des réponses précédentes pour les enrichir ou proposer des idées complémentaires.

Voici la liste des 8 questions :

1. Qu’est-ce que j’aime partager avec mes collègues ? Pourquoi ?
2. Qu’est-ce qui m’est utile de partager avec mes collègues ? Pourquoi ?
3. Qu’est-ce que j’aime partager avec mon manager ? Pourquoi ?
4. Qu’est-ce qui m’est utile de partager avec mon manager ? Pourquoi ?
5. Qu’est-ce que j’aime savoir de mes collègues ? Pourquoi ?
6. Qu’est-ce qui rend une réunion efficace à vos yeux ? Pourquoi ?
7. Comment pouvons-nous intégrer plus de moments de reconnaissance et de célébration de nos succès ?
8. Quels sont les moments où vous vous sentez le plus engagé pendant la réunion ? Pourquoi ?

Etape 2 : Partage des réponses (20 minutes)

Après avoir répondu à toutes ces questions, on a partagé les réponses. À la lecture, on a noté sur un tableau blanc les thèmes récurrents, ceux qui semblaient prioritaires et ceux qu’on pouvait écarter.

Etape 3 : Définition des objectifs et de l'ordre du jour pour chaque réunion (10 minutes)

On a ensuite défini ensemble les objectifs et l’ordre du jour pour chaque réunion. Voici ce qui en est ressorti :

La réunion d'équipe du lundi matin

Objectifs :

• Avoir de la visibilité sur les journées et les tâches des collègues
• Se concentrer sur la semaine à venir
• S’entraider : Trouver des solutions ensemble aux difficultés et partager nos expériences

Ordre du jour (texte à trou à compléter) :

• Comment ça va ?
• Je suis contente de…
• Je suis fière de…
• Je rencontre une difficulté avec…
• Je peux aider... / J'ai besoin d'aide...

Echange individuel avec son manager

On utilise l’outil RH Payfit pour préparer les réponses en amont.

Objectifs :

• Partager ses réussites et ses difficultés
• Attente de l'équipe envers le manager : Proposer des alternatives et partager son expérience

Ordre du jour :

• Comment te sens-tu en ce moment ? 
• Quels sont tes récents succès ou motifs de satisfaction ?
• Rencontres-tu des difficultés ou as-tu des doutes ?
• Quelle est ta charge de travail pour les semaines à venir ? Quelles sont tes priorités principales pour les 2 prochaines semaines ?
• Quelles nouvelles compétences ou connaissances as-tu acquises récemment ?
• Y a-t-il d'autres sujets que tu souhaites aborder ?
• Point sur les sujets internes et les objectifs annuels

Pourquoi est-ce important de l'avoir fait en collaboratif ?

On a choisi de travailler ces réunions en mode collaboratif pour plusieurs raisons :

• Engager tout le monde : Quand chacun participe à la construction, on se sent plus impliqué et légitime dans le processus.
• Répondre aux vrais besoins : Si le manager l'avait fait seul dans son coin, on aurait pu passer à côté d'un besoin. On s’assure que les évolutions reflètent les attentes concrètes de l’équipe.
• Faciliter l’adoption : Un format co-construit est plus naturellement accepté.
• Renforcer la cohésion : Ce type de réflexion collective crée un espace d’échange qui nourrit la confiance et l’esprit d’équipe.

Un exercice simple et basique : Le photolangage

Et si vous avez besoin en complément : le photolangage est une méthode collaborative de répondre à une question en utilisant une image.

Découvrez notre photolangage Jeu Collabore