Comment bien réussir son webinaire ?

Avec le bouleversement de l’arrivée du télétravail dans les entreprises depuis 2020, les habitudes de travail ont fortement évolué : messagerie instantanée, visioconférences, réseaux sociaux d’entreprise, formations en ligne, webinaire … Le monde professionnel a considérablement digitalisé sa manière de communiquer en interne comme en externe grâce aux événements en ligne qui sont devenus monnaie courante, voire même un peu trop !

Bien que l’habitude des visioconférences se soit bien installée, un certain ras le bol peut parfois se faire sentir, surtout en période de retour au présentiel. Problèmes de micro, bug de connexion, soucis de concentration devant l’ordinateur à la maison… Ce sont tout autant de petites choses agaçantes qui font que l’on souhaite aujourd’hui revenir à la normale et échanger avec de “vrais gens”.

Le webinaire (ou séminaire en ligne), reste cependant un moyen simple et peu coûteux de communiquer sans avoir à gérer toute la logistique d’un événement physique et sans limitation géographique pour les invités.

Définir ses objectifs

Avant de vous lancer tête baissée dans l’organisation d’un événement en ligne (il ne s’agit pas de faire un webinaire pour faire un webinaire), et comme pour toute action de communication, vous devez d’abord définir vos objectifs. Générer des leads, travailler sa relation client, améliorer son image de marque ou encore fédérer des équipes en interne, le webinaire est un moyen ludique et interactif de maintenir votre activité économique.

Alors posez-vous les bonnes questions : quels sont les besoins actuels de votre activité ? Ainsi, vous pourrez définir plus aisément les enjeux de votre webinaire.

Délimiter le sujet de votre webinaire

Tout d’abord, un webinaire doit être intégré dans votre stratégie de contenu. Le sujet abordé et le ton employé doivent rester cohérents avec ce que vous communiquez déjà via d’autres canaux.

Dans le cadre d’une communication externe, votre sujet doit être un sujet que vous maîtrisez parfaitement. Vous devez prendre une posture d’expert dans votre domaine. Au-delà d’une simple prise de parole (que vous aurez évidemment préparée et répétée en amont), le webinaire est surtout un événement en direct pendant lequel vous devrez être spontané et à l’aise dans vos baskets.

Ainsi, pour éviter les petits flops devant votre audience, choisissez un sujet avec lequel vous êtes à l’aise et le collaborateur idéal pour le présenter.

Définir le timing idéal

Pour un webinaire “gratuit”, la durée recommandée est d’une heure. En une heure de temps, on est sûr de ne pas trop interférer avec le temps de travail des personnes qui y assistent. C’est également le timing idéal pour susciter la curiosité et inviter les participants à approfondir le sujet de leur côté… ou d’avoir envie de vous contacter pour en savoir plus !

Si vous souhaitez proposer un contenu beaucoup plus précis et endosser une vraie position d’expert, vous pouvez déborder jusqu’à 1h30. C’est le choix que nous avons fait chez Concept Image, car nous avons l’habitude de prendre le temps d’illustrer tous les axes de nos présentations.

Au-delà d’1h30, l’attention peut de se détériorer et des participants risqueraient de ne pas pouvoir assister à la totalité du webinaire (voire même de ne pas venir du tout à cause de la durée annoncée trop longue).

Pour un webinaire externe, optez pour un horaire tôt le matin ou le soir après la journée de travail.

Pour l’interne, vous pouvez choisir un créneau sur la pause du midi ou pendant les heures de travail si c’est possible.

Structurer et soigner sa présentation

Un webinaire nécessite une grosse préparation en amont.

Définissez le sujet que vous souhaitez mettre en avant, puis essayez de formuler votre sujet sous forme de problématique. Mettez-vous dans la peau de votre cible et imaginez quelle serait la question qu’elle pourrait se poser en lien avec votre sujet. Avec cette contrainte, vous évitez d’aborder le sujet de façon trop vague et vous interpellez beaucoup plus vos interlocuteurs.

Pour un webinaire, un support est toujours nécessaire, que ce soit pour vous aider à garder sous les yeux le fil rouge de votre présentation, ou alors pour le diffuser à votre audience via un partage d’écran.

Définissez un plan clair qui répond point par point à votre problématique et essayez d’estimer le temps que durera chaque partie, en gardant en tête la durée globale du webinaire que vous vous étiez fixée au départ.

Intégrez un maximum d’images dans votre présentation. Vous pouvez également intégrer des vidéos, mais il faudra s’assurer d’avoir une bonne connexion pour cela.

Fixez-vous comme objectif de passer environ une à deux minutes par slide. Un autre indicateur qui pourra vous aider, c’est d’intégrer environ 20 mots sur chacune de vos slides, pas plus ! De plus, les participants ne peuvent pas et lire et vous écouter en même temps. Soyez léger sur vos diapos pour les capter au maximum. Ainsi, votre présentation restera rythmée et épurée. 

Nous avons d'ailleurs dédié un livre blanc sur le sujet : Et si vos présentations n'endormaient plus votre auditoire ?

Un exemple de slide présentée lors d'un webinaire

Les notes dites à l'oral et associées à la slide

Concernant l'outil, vous pouvez utiliser PowerPoint, Google Slides, Keynote, etc. Nous vous recommandons de prendre un outil en ligne car selon votre connexion Internet (qui d'ailleurs doit être la meilleure possible pour que tout ce passe bien !!), les supports auront plus ou moins de facilité à être affichés. Nous avons déjà fait l'erreur du PowerPoint de 150 slides avec des images très lourdes qui plantait pendant nos webinaires > Ne la refaites pas ;)

Travailler l’interactivité

Prévoyez également des temps de questions-réponses pendant votre webinaire. Vous pouvez créer ces interactions avec les participants, après chaque point clé, ou alors en fin de séance. Le webinaire étant un événement 100% digital, il faudra interpeller directement votre auditoire car les participants oseront beaucoup moins prendre la parole qu’en présentiel.

Vous pouvez les solliciter régulièrement via des questions simples comme « Avez-vous des questions ?», « Est-ce que ce point était clair ?», « Je vous invite à prendre la parole ou à écrire vos questions dans le chat.».

Vous pouvez également poser des questions type icebreaker au début de votre webinaire comme : « Quelles sont vos attentes par rapport à ce webinaire ? » ou « Dans quel secteur travaillez-vous actuellement ? ». Puis demandez-leur d’écrire leur réponse dans le chat de l'outil.

Vous pouvez opter aussi pour des sondages. Par exemple, demandez à votre audience de réagir à un sujet qui vient d’être abordé, puis répondez en direct aux messages qui sont envoyés dans le chat.

Une autre façon de créer de l’interaction est de tester les connaissances du public. Préparez un mini quiz type QCM, faites participer les gens dans le chat, puis enchaînez sur la réponse détaillée que vous avez préalablement préparée.

Travailler son discours à l’oral

Tout comme le support de présentation écrit, votre discours doit être structuré. Suivez bien la trame de votre support de présentation, tout en évitant de le lire mot pour mot. Votre intervention orale doit avoir une réelle valeur ajoutée à la présentation.

Vous pouvez utiliser le fonction Notes de votre support dans lequel vous inscrivez vos commentaires que vous souhaitez évoquer à l'oral. En "mode présentateur" le jour j, vous pourrez partager votre écran avec les participants et avoir vos notes sous les yeux.

Nous vous conseillons d'être deux personnes pour la présentation. Cela rendra plus dynamique la présentation et vous permettra de créer des échanges spontanées. Dans ce cas là, vous pouvez mettre une pastille ronde sur les diapos qui concerne l'animateur A et pas de pastille pour l'animateur B. Ni vu ni connu, vous savez rapidement qui doit parler quand.

Si vous êtes à l’aise avec l’exercice de la prise de parole, le webinaire ne sera qu’une formalité pour vous. C’est là que vos talents d’orateur peuvent entrer en jeu !

Si vous êtes plutôt du genre timide, pas d’inquiétude, le webinaire est justement un bon exercice car les interlocuteurs sont cachés derrière leur écran et la plupart du temps n’ont pas leur webcam activée.

Vous pouvez donc tout à fait profiter des webinaires pour faire intervenir des collaborateurs qui souhaiteraient se perfectionner sur la prise de parole en public. Préférez dans ce cas nommer un animateur référent qui assure le bon déroulé du webinaire.

D'ailleurs, si vous ne voulez pas vous voir en train de parler pendant le webinaire, sur la plupart des outils de visioconférence, vous pourrez masquer le retour de votre caméra (tout en gardant votre caméra ouvert c'est très important pour les participants !). C'est déstabilisant pour plein de monde et on le comprend, n'hésitez pas à le faire.

L'entraînement reste tout de même important. Organisez un filage (comme une répétition générale) en amont avec les animateurs, ou utilisez la bonne vieille méthode du miroir pour vous perfectionner et arriver beaucoup plus serein le jour du webinaire.

Enfin, restez souriants et enthousiastes et tout devrait bien se passer ! 

Dernier conseil : le petit verre d'eau et la bouteille de 1L vous seront bien utiles en cas de gorge sèche ;)

Un filage de webinaire chez Concept Image

Choisir le bon outil

Dans certains cas, vous pouvez être contraints d’utiliser les outils déjà présents en interne au sein de votre structure (exemple : Google Hangout, Teams de Microsoft…). Si vous avez l’opportunité de choisir votre logiciel, alors un vaste choix s’offre à vous.

Parmi les outils les plus recommandés, on peut citer Livestorm, Clickmeeting, Zoom, Wisembly, GoToWebinar, Webikeo ou encore Zoho Meeting.

Vous avez l'embarras du choix ! Votre choix final se fera en fonction de vos critères et de votre budget. Pour vous guider, vous pouvez consulter ce comparatif complet des principales plateformes/logiciels permettant de faire des webinaires.

Chez Concept Image, nous avons choisi d’utiliser la plateforme Twitch, initialement dédiée aux jeux vidéo et dont les contenus se diversifient de plus en plus depuis 2020. Elle nous offre une grande interactivité via son chat et permet de facilement enregistrer et récupérer les replays pour les diffuser sur nos réseaux. 

Si vous êtes curieux, n'hésitez pas à nous rejoindre à l'un de nos prochains webinaires De La Com et des Chouquettes ! Le calendrier est disponible ici. 

Un de nos webinaires sur Twitch

Communiquer sur votre webinaire

Une fois que vous avez préparé votre sujet, votre support de présentation, identifié votre/vos présentateur(s), décidé d’une date et d’une durée, il faut évidemment communiquer sur votre webinaire. Quoi de plus gênant qu’un événement quand il n’y a personne ? Sur internet, c’est pareil.

Préparez un plan de communication précis et réfléchissez aux canaux de communication que vous pourriez utiliser :

• Définissez un rétroplanning pour structurer dans le temps toutes les actions à mettre en place. 
• Réalisez d’abord un visuel qui vous servira à illustrer vos actions de communication sur le webinaire.
• Créez un formulaire d’inscription (Google Forms ou SendInBlue par exemple)
• Intégrez l’événement à votre newsletter si vous en avez une, ou faites un emailing dédié à votre base de contacts ciblés.
• Créez des publications sur vos réseaux sociaux (Linkedin, Instagram, Facebook, Twitter…)
• Créer des événements sur les réseaux qui proposent cette fonctionnalité (Linkedin, Facebook…)
• Promouvez votre webinaire lors de rendez-vous clients ou réunions en présentiel (le bouche à oreilles n’est pas mort)
• Prévoyez dans toutes vos publications un lien vers le formulaire d’inscription.

Un exemple de formulaire d'inscription créé sur SendInBlue

Si vous faites des webinaires de façon régulière, votre planning à court terme commence à partir de la fin de votre dernier webinaire en date et court jusqu’au jour J.

Si vous êtes très organisés, vous pouvez également prévoir un planning mensuel, trimestriel ou annuel et le diffuser bien en amont, avec toutes les informations nécessaires au public (titre du webinaire, intervenant(s), date et heure). Cela permettra aux potentiels participants de s’organiser à l’avance pour être disponible aux webinaires qui les intéressent.

Enfin, pensez à réutiliser l’enregistrement de votre webinaire pour le réutiliser dans le cadre de votre communication web.

Rétrospective et mesure de la performance 

Une fois que votre webinaire est passé, la dernière phase (et pas la moins importante) c’est la rétrospective.

Faites le bilan de la façon dont s’est passé votre événement en ligne. 

D’abord au sein de l’équipe organisatrice : Quel est le ressenti global ? Est-ce que les intervenants ont pris du plaisir à participer ? Est-ce que le sujet a bien été traité ? Est-ce qu’il y a eu assez d’interactions avec le public ?

Pour l’externe : Est-ce que les participants vous ont remercié ? Avez-vous été contacté à la suite de votre webinaire ? Avez-vous reçu des retours positifs ou des retours pour s'améliorer sur votre intervention ? Vous a-t-on dit “Je reviendrai aux prochains webinaires” ? Avez-vous eu une opportunité commerciale ? 

N’hésitez pas à envoyer des formulaires de satisfaction pour avoir un maximum de retours. En compilant tous les retours des différentes parties prenantes, vous saurez sur quels points vous devrez vous perfectionner la prochaine fois.

Ensuite, faites le point sur les performances que vous avez réalisées. Prenez note du nombre d’inscrits à l’événement et comparez-le au nombre de personnes qui se sont connectées (via votre outil de webinaire, ou pendant l’événement de façon manuelle). Vous pourrez comparer ces données à chaque occurrence pour observer l’évolution de votre audience.

Enfin, demandez-vous si vous avez rempli vos objectifs, en gardant en tête que l’on ne peut pas tout réussir du premier coup. Vous le saurez bien assez vite : des nouveaux contacts, des rendez-vous clients, de l’engagement sur vos publications en ligne, une augmentation de l’audience sur votre site, une satisfaction en interne… tout autant de points positifs qui justifient de s’essayer aux webinaires.