Comment organiser un webinaire

Les webinaires sont devenus des outils incontournables pour engager une audience, partager des connaissances et atteindre de nouveaux prospects. Depuis 2020, leur popularité ne cesse de croître, en particulier dans le milieu professionnel. Voici un guide complet pour comprendre comment organiser un webinaire efficace et captiver votre audience.

Pourquoi organiser un webinaire ?

Organiser un webinaire présente de nombreux avantages :

• Renforcer le lien avec votre audience. Un webinaire régulier permet de bâtir une relation durable avec votre communauté.
• Démontrer votre expertise. C’est une opportunité de partager vos connaissances et de vous positionner comme un expert dans votre domaine.
• Générer des opportunités commerciales. Selon les thématiques abordées, un webinaire peut convaincre vos participants de collaborer avec vous.
• Construire une base d’emails. Chaque inscription vous permet d’élargir votre liste de contacts.

61 % des entreprises B2B utilisent les webinaires pour établir des connexions avec leur audience, et 2 à 5% des participants réalisent un achat suite à un webinaire.

Définir le sujet de votre webinaire

Le choix du sujet est crucial pour assurer le succès de votre webinaire. Le calendrier annuel de vos webinaires doit entrer dans votre stratégie de contenus. Optez pour un thème qui répond directement aux besoins et aux attentes de votre audience cible. Identifiez les questions fréquentes que se posent vos clients ou votre communauté, et apportez des réponses concrètes. Inspirez vous de vos articles de blog populaires, des tendances de votre secteur ou des feedbacks clients. Privilégiez un sujet spécifique et pratique, plutôt qu'un thème trop général, pour attirer une audience ciblée et engager des discussions enrichissantes.

Les étapes pour construire un webinaire

Un webinaire, ce n’est pas qu’une visioconférence. C’est un format spécifique qui mérite une préparation. Voici les grandes étapes :

Avant le webinaire : le cadrage

• Définir votre audience. Qui voulez-vous cibler ? Répondez à cette question pour choisir des sujets pertinents et adapter votre contenu.
• Préciser vos objectifs. Informer, divertir, réseauter, ou encore générer des leads ? Votre stratégie d’animation dépendra de ces objectifs.
• Choisir une durée. En général, 45 minutes à 1 heure 30 fonctionnent bien. Toutefois, adaptez la durée en fonction du sujet et de votre public.
• Planifier le jour et l’heure. Les meilleurs moments ? Le mardi, mercredi ou jeudi, en fin de matinée ou début d’après-midi.

Pendant le webinaire : le contenu et l’interaction

Soignez votre contenu. Vous êtes habitués des présentations PowerPoint, Google Slides, Keynote pour vos supports internes ? L'objectif ici est de capter les auditeurs, mais la lecture des slides ne doit pas l'emporter sur l'écoute. Choisissez les contenus que vous souhaitez afficher et la manière de les présenter. Soyez succinct, votre valeur ajoutée sera dans votre prise de parole.

• Un sujet qui répond aux besoins de votre audience
• Des titres attractifs et précis
• Des slides visuelles, épurées, avec des chiffres clés et des graphiques

Lire l'article Et si vos présentations n'endormaient plus votre auditoire ?

Créez de l’interaction :

• Posez des questions ouvertes à votre audience
• Utilisez des sondages, quiz, ou tableaux blancs pour dynamiser la session
• Prévoyez des moments dédiés aux questions/réponses

Gérez les aspects techniques :

• Un bon micro est essentiel : le son est souvent plus important que l’image
• Assurez vous d’une connexion Internet stable
• Testez tout le matériel avant le jour J pour éviter les imprévus (et vous en aurez !)

Après le webinaire : garder le contact

• Envoyez un email de remerciement. Remerciez vos participants et partagez des ressources complémentaires.
• Partagez le replay. Permettez à ceux qui ont manqué l’événement de le visionner.
• Collectez des retours. Proposez un sondage pour améliorer vos prochaines sessions.

Les outils pour organiser un webinaire

Voici une sélection d’outils pour organiser un webinaire :

• Zoom. Idéal pour commencer, avec un abonnement gratuit jusqu’à 100 participants et 40 minutes. Les versions payantes offrent plus de flexibilité.
• Twitch. Une option gratuite, moderne et personnalisable, parfaite pour dynamiser vos présentations.
• WebIKEO. Spécialement conçu pour les webinaires, cet outil premium propose un accompagnement sur-mesure.
• Livestorm. Une solution intuitive avec des fonctionnalités avancées comme les tableaux blancs et les sondages.

Comment organiser un webinaire ? Le témoignage de Justine, responsable com chez Beetween ▶️

Nous avons échangé avec Justine sur sa stratégie de webinaire. Pourquoi se lancer ? Comment s'organiser ? Quels outils choisir ?

Conseils pour une communication efficace

• Landing page. Créez une page d’inscription attractive avec toutes les informations pratiques.
• Emailing. Envoyez une série d’emails (invitation, rappel, remerciement). Vous pouvez utiliser l'automatisation des outils tel que Mailchimp et Brevo.
• Réseaux sociaux. Utilisez LinkedIn, Instagram ou d’autres plateformes pour promouvoir votre événement.
• Site web. Ajoutez une page événements ou un encart spécial pour vos webinaires. Ainsi vos utilisateurs habituels pourront suivre votre calendrier.

Les erreurs à éviter pour organiser un webinaire

On vous partage nos propres erreurs pour vous en éviter !

• Négliger les tests techniques. Assurez vous que tout fonctionne avant le jour J, et ce avant chaque webinaire. Est-ce que le micro est bien branché ?
• Investir dans du mauvais matériel. L'ordinateur rame ? On ne vous entend pas dans le micro ? La qualité de l'image est mauvaise ? Ces détails sont à soigner.
• Des slides surchargées. Privilégiez la clarté et l’attrait visuel. Utilisez des gif, des vidéos, des images pour enrichir vos slides.
• Manque d’interaction. Impliquez votre audience pour maintenir leur attention et éviter de vous retrouver seul lorsque vous demandez à votre communauté si elle a des questions

Voir le replay de notre webinaire ▶️

Organiser un webinaire peut sembler complexe, mais avec une bonne planification et des outils adaptés, c’est une stratégie redoutablement efficace pour engager votre audience et atteindre vos objectifs. Lancez vous et faites de vos webinaires un atout incontournable pour votre communication digitale.