Comment bien conclure un atelier ? Nos astuces pour une déclusion réussie

Animer un atelier sans savoir sur quelle note le terminer, mal gérer son temps ou être confronté à des participants qui ne sont pas motivés à l’idée de s’exprimer : cela vous est peut-être déjà arrivé en tant qu’animateur. La clôture d'un atelier est cruciale : évitons de la bâcler. Conclure ce moment d'échange sur une note positive c'est ce qui va vous permettre de continuer d'avancer dans une bonne dynamique collective !  

Vous ne savez pas comment vous y prendre ? Voici quelques bonnes pratiques pour vous guider.

La déclusion, c’est quoi? 

C’est un moment qu’il ne faut pas négliger durant l’atelier. La déclusion va venir clôturer l’animation et ancrer les apprentissages individuels et collectifs. Cette phase peut se diviser en deux temps grâce à :

• L’expression individuelle : chaque participant prend le temps de s’exprimer sur ce qu’il vient de vivre ou d’apprendre, attribue une note puis échange avec les autres participants
• L’activité collective : par groupe, les participants vont communiquer sur des ressentis communs et sur ce qu’ils souhaiteraient mettre en place collectivement 

Pourquoi débriefer ? Le débriefing est une étape obligatoire au sein des pratiques d’intelligence collective. Favoriser le temps du débriefing va vous permettre de mesurer l’efficacité de votre intervention et de prévoir les points à aborder pour les prochaines sessions, s’il y en a.

Comment réussir sa déclusion ?

Tout au long de la formation, l’animateur joue un rôle important. Il s’adapte au groupe et à l’énergie dégagée. Lors de la phase de débrief, des techniques et des outils peuvent être utilisés pour créer une bonne dynamique de groupe et pour faire émerger des retours. Il va falloir gérer leurs émotions et leurs énergies, qui peuvent être positives comme négatives. Et quoi de mieux que de poser la question aux participants plutôt que de faire vos propres suppositions ou rester face à un groupe peu expressif qui ne vous dirait pas spontanément ce qu'il a pensé de votre atelier ?

Quelques techniques pour une bonne déclusion :

• Annoncer aux participants qu’une phase de débrief va prendre place
• Expliquer le but de l’activité qui va avoir lieu
• Instaurer un climat de bienveillance et d’écoute active (normalement, c'était le cas pendant tout votre atelier !)
• Donner un sens pour la prise de parole, pour que chaque participant ait le moment et la place pour s’exprimer
• Écouter puis interagir avec les participants pour creuser une émotion ou un ressenti
• Faire un bilan oral de ce qui a été dit

Quelques idées d'exercices de déclusion

Pour rendre vos déclusions divertissantes et enrichissantes, vous pouvez vous munir différents jeux.

Les cartes de debriefing 

Il existe plusieurs méthodes pour utiliser des cartes de débriefing, il y a notamment le modèle Kirkpatrick. Ce sont des cartes à distribuer sur lesquelles sont inscrites des questions. Leur objectif est de mesurer et de qualifier un ressenti. Elles aident les participants à s’impliquer dans le débriefing et à prendre du recul sur l'atelier. 

La particularité de ce jeu, c'est qu'il se divise en 4 niveaux. 

• Niveau 1 : réactions. On cherche à évaluer le degré de satisfaction des participants, à comprendre les points forts et les points faible de l'atelier. Exemple de question : Donnez un adjectif pour décrire votre expérience d’aujourd’hui. Pourquoi cet adjectif ?
• Niveau 2 : apprentissage. On mesure les compétences et connaissances acquises. Exemple de question : Comment résumeriez-vous les apprentissages d’aujourd’hui à quelqu’un qui n’aurait pas pu venir ?
• Niveau 3 : comportement. On analyse la mise en œuvre des nouvelles compétences acquises. Exemple de question : Qu’allez-vous changer dans vos habitudes, une fois de retour dans votre quotidien ?
• Niveau 4 : résultat. On vérifie que les objectifs de l'atelier ont bien été atteints. Exemple de question : Selon vous, qu’est-ce qui va s’améliorer dans votre entreprise après l’expérience d’aujourd’hui ?

Chaque participant tire une carte du niveau 1 : lors de votre tour de table, chacun va répondre à une question différente. Cela permet de varier la prise de parole, ça évite que l'on s'ennuie au bout de la 6è réponse à la même question, ou que tous vos collègues se cachent derrière un "moi, je réponds tout comme mon collègue !". Question unique = réponse unique. Puis, chaque participant tire une carte de niveau 2. Et ainsi de suite jusqu'au niveau 4. 

De votre côté, soyez attentifs aux réponses des participants. Elles vont vous fournir des informations primordiales et vous aider à progresser dans vos futurs ateliers.

Le Post-it

L'idée est de noter un mot sur un post-it pour caractériser la réunion. C’est un brainstorming fort pour la cohésion d’équipe, pour créer des retours de qualité mais également pour échanger avec tous les participants.

Le principe est assez simple : chaque participant va inscrire son ressenti de la réunion sur un post-it et venir le placer dans sur le tableau, à la vue de tous. Une fois que tous les post-it seront sur le tableau, l'animateur va les lire un par un, laissant chaque participant s'exprimer sur le choix de son mot. L'animateur regroupera ensuite les mots dans des catégories, qui viendront caractériser  l'ambiance générale de la réunion.

Le photolangage

Pour réaliser l'exercice, vous allez avoir besoin d'un certain nombre d'images, que vous allez disposer devant les participants. Posez ensuite une question en lien avec l'atelier et demandez aux participants de choisir une image pour y répondre.

L'image va ainsi servir de point de départ à leur réflexion. Le but n'est pas de la décrire mais de partir des éléments qui y sont représentés pour faire un lien avec leur ressenti vis-à-vis de l'atelier. Utiliser une représentation visuelle va les aider à s'exprimer plus facilement et à développer davantage leurs idées.

Ce qui est intéressant avec cette méthode, c'est que même si tout le monde dispose des mêmes cartes, chaque personne va les interpréter de manière différente en fonction de ses propres perceptions. Et cela va donner lieu à des réponses très personnelles qui varieront d'une personne à une autre. 

Pour en savoir plus, on vous invite à lire notre article dédié au photolangage où nous détaillons toute la méthode. 

L’importance du feedback

Toutes ces étapes vous conduisent à faire un bilan de l’atelier, du groupe et de ce qu’il en est ressorti. La déclusion va vous faciliter la tâche. Il est dans votre intérêt de faire un feedback à votre client par la suite, pour revenir sur cet atelier. Ainsi, vous aurez l’opportunité d’expliquer les points qui n’ont pas été bien assimilés par le groupe, ceux sur lesquels vous êtes prêt à revenir, mais également d’énoncer les sujets qui seront abordés la prochaine fois, suite aux retours des participants.

Dans un précédent article, nous avions évoqué d'autres techniques d’animations d’ateliers pour bien réussir l’inclusion d’un atelier. Si vous voulez commencer par le début, c’est par ici !