Comment impliquer 2 500 collaborateurs dans la refonte d’un logo ?

Un beau matin, le service communication du Centre Hospitalier Guillaume Régnier, hôpital public spécialisé en psychiatrie, à Rennes est venu toquer à notre porte :

— Bonjour ! Notre logo actuel ne reflète plus du tout ce que nous sommes aujourd'hui, nous aimerions créer une nouvelle identité visuelle (jusque là tout va bien). Nous voulons que le logo soit déclinable pour le nombre infini de services, entités, organisations internes (Hummm, d'accord). Et aussi, la démarche doit se faire en collaboration avec les 2 500 agents du CH répartis sur l'Ille-et-Vilaine (O-K). Le tout à faire d'ici 3 mois. Ça vous tente de relever le défi ?

— Avec plaisir ! (Et c'est là qu'on démarre un sacré challenge pour l'équipe Concept Image)

Alors comment a-t-on fait ? Comment avons-nous travaillé un logo déclinable ? Comment s'est-on organisé pour travailler avec le maximum de collaborateurs du CHGR ? Voici notre méthodologie.

Organisation en groupes de travail

Pour commencer, le CH Guillaume Régnier a défini 2 groupes (Parce que oui : avant de faire appel à l'équipe créa et de dessiner des logos, on a beaucoup parlé et beaucoup organisé) :

• 1 premier groupe projet dans lequel sont impliquées les personnes de la direction, le service de communication et des représentants des usagers. Ce sont les décisionnaires.
• 1 second groupe de travail dans lequel sont impliquées une vingtaine de volontaires parmi les collaborateurs. Ils participeront à des ateliers collaboratifs et verront 4 pistes graphiques.

Au démarrage, on a planifié l'ensemble des réunions qui se sont déroulées entre mi octobre et mi janvier. Pour réunir autant de monde autour d'une table, il faut anticiper le maximum !

Animation de 3 ateliers collaboratifs

Nous avons organisé 3 sessions d'atelier avec 10 participants à chaque session. Les participants étaient des volontaires qui représentaient différentes entités du CH. L'objectif était de cerner l'ADN et les valeurs du CH Guillaume Régnier.

L'atelier s'est organisé en 4 exercices :

Une inclusion avec le photolangage Jeü Collabore pour démarrer

Avec cette question : Quelles sont vos attentes sur la création de la nouvelle identité visuelle et du nouveau logo ?

• "J'ai choisi la carte d'un labyrinthe car ça représente la charte graphique actuelle : on est perdu. La nouvelle charte va permettre de clarifier et de rassembler pour permettre aux usagers, patients, soignants d’aller ensemble dans une même direction."
• "La carte avec toutes les personnages représente le fait qu'il y ait trop de services qui font leur propre logo, on s’y perd complètement. Je suis content que ce soit une démarche collective."

Notre Jeü Collabore, chouchou de nos ateliers

L'exercice des ambassadeurs pour définir les valeurs

Nous avons proposé 40 personnalités et chaque participant en a sélectionné une (ou plusieurs pour les plus inspirés) qui représente le CHGR dans ses valeurs (pas pour devenir l'égérie du Centre Hospitalier sur des affiches dans le métro, mais plutôt pour incarner la marque) : 

• "Stromae : C’est une représentation récente de la difficulté de vivre avec un problème de santé mentale. Il montre que l’on peut aider nos patients à trouver leurs propres mots, car c’est très important dans l’accompagnement des patients. Il a parlé du suicide, de la maladie et les a portés au grand public (référence à sa chanson au JT de TF1). D'ailleurs, de nombreux patients ont parlé de Stromae. C’est une personnalité forte et solaire."
• "Elisabeth II : Elle représente ce que le CHGR peut renvoyer comme image aujourd'hui. Le logo est la représentation de la chapelle du 19ème siècle, il renvoie une image ancienne qui n’a pas évolué. Pour beaucoup de Rennais, l’image de l'hôpital est désuète. Maintenant qu’Elisabeth II est décédée (God save the Queen), c’est l’occasion de se saisir des nouvelles opportunités, de faire souffler un vent de renouveau."
• "Teddy Riner : Il représente la force dans le fond par les équipes et les personnes qui travaillent au sein de l’établissement. Cette force n’est pas perceptible. En effet, au judo la force se voit dans le geste final qui fait tomber l’adversaire à terre, mais en fait elle repose sur des années de pratique. On voit juste la prise qui permet d’obtenir la médaille d’or, mais pas forcément tout le travail fait en amont. Au CH, les usagers ont peu de visibilité sur le travail réel des équipes."

Exercice des ambassadeurs (de Elizabeth II à Kim K)

Un photolangage avec 40 logos pour parler du graphisme

Parmi l'ensemble des logos présentés, chaque participant a commenté ce qu'il aimait ou pas. L'objectif est d'observer l'aspect graphique des identités visuelles et de faire émerger un brief graphique.

• "Secours Populaire : Le symbole de la main avec des ailes représente très bien l'aide, l'accompagnement pour à aller mieux."
• "Airbnb : On veut un logo avec une petite touche de folie, comme nos usagers !"
• "Centre Pompidou : On ne souhaite pas faire référence à un élément architectural de notre lieu."
• "Galeries Lafayette : Typographie illisible, il faut penser à notre patientèle et nos usagers qui ont besoin d'informations cadrées et claires."

Une déclusion pour conclure

Avec les cartes de debriefing, on a récolté les réactions à chaud. Le but est d'évaluer le degré de satisfaction des participants, à comprendre les points forts et les points faible de l'atelier. Exemples de question : Donnez un adjectif pour décrire votre expérience d’aujourd’hui. Pourquoi cet adjectif ?

Lire l'article Nos conseils pour organiser et animer un atelier collaboratif

Analyse et travail du studio

Après 9h d'ateliers et 45 pages Word de prise de notes, il est temps de décortiquer et d'analyser chaque réponse.

Nous avons abouti sur un bilan en 10 valeurs. Voici quelques enseignements :

• Le CHGR est là pour prendre soin de ses usagers
• La place de l’usager est essentielle dans la dynamique du soin
• Le CHGR est une communauté, un tout, un ensemble

Et sur plusieurs axes graphiques :

• Un logo explicite et une typographie lisible
• De la couleur pour dynamiser / égayer / rendre vivant
• Une icône marquée qui permette de devenir une référence

Aux grands projets on déploie les grands moyens : 3 graphistes ont travaillé et imaginé 9 pistes de logos ! On a adoré l'ensemble de ces pistes et avons donc décidé de présenter les 9 au groupe projet. La réunion a duré 2h, ça été intense et très vite certaines pistes ont été retenues. 

Lire l'article sur "Comment Comment réaliser un logo déclinable pour 100 entités ?"

Vote de l'ensemble des collaborateurs et des usagers pour choisir le logo final

Ensuite, 4 pistes ont été présentées lors d'une réunion au groupe de travail, composé d'une vingtaine de volontaires, puis 2 pistes ont été validées pour être soumises au vote global.

Nous avons mis en place un formulaire en ligne présentant les 2 logos sélectionnés. Le CH a imprimé des grandes affiches qu'ils ont disposées sur les différents sites et a aussi appelé au vote en glissant un prospectus à ce sujet dans les bulletins de salaire de janvier. Pendant une semaine, tous les collaborateurs de Guillaume Régnier et les usagers ont pu voter pour leur logo préféré.

Au total, 700 personnes ont voté et une piste logo a été validée à 65%.

Affiche réalisée par le CHGR

Vote en ligne parmi 4 logos

Notre bilan

Un véritable succès ! Toutes les deadlines ont été respectées (et ça, ça fait plaisir à nos chefs de projet !). Les participants aux ateliers étaient ravis d'avoir été sollicités pour donner leur avis sur un sujet aussi structurant pour le centre hospitalier et de participer à une réflexion créative en marge de leur activité quotidienne. Le travail du studio graphique a été fluide et prolifique. Le résultat final répond au brief et l'équipe du CHGR est ravie !

Témoignage de Julie, chef de projet

"C'était un peu l'inconnu lorsque l'on a commencé le projet. Animer 9h d'atelier et surtout récolter autant de notes me faisait un peu peur. Je ne savais pas si j'allais être en capacité de ressortir des choses pertinentes. Finalement, ça été d'une fluidité incroyable ! Le bilan des ateliers s'est fait de manière très simple. Les 10 valeurs se dessinaient dans ma tête au fur & à mesure des discussions. L'autre point qui me questionnait était le planning serré de 3 mois tout en sollicitant autant de monde (chacune de nos réunions réunissait minimum 7 personnes aux agendas overbookés). Si on faisait un faux pas, ça laissait peu de temps pour se retourner. L'équipe du CHGR nous a fait confiance et toutes les étapes ont été réalisées sans encombre."