L’AMOA web, un allié pour exprimer vos besoins et choisir vos prestataires

Vous avez un besoin pour un site web ou une application, mais vous ne savez pas par où commencer ? Vous avez du mal à élaborer vos budgets ? Vous ne trouvez pas le temps de formaliser vos besoins et de rencontrer les 12 entités en interne impactées par votre projet ? Les sujets que vous souhaitez lancer vous semblent techniques ? Vous voulez éviter de sélectionner un prestataire à la va-vite dans un domaine qui vous paraît flou ?

Si vous vous posez ces questions, l’Assistance à Maîtrise d’OuvrAge va vous simplifier la vie !

Son rôle est de vous aider à piloter votre projet de A à Z. Il est présent à chaque étape : la définition de votre besoin, la rédaction du cahier des charges, la sélection des agences à consulter, l’analyse des offres, la sélection du prestataire et enfin le pilotage du projet. En bref : il vous permet de gagner du temps, de minimiser les risques et de vous concentrer sur votre métier.

Ce qui s'est dit dans le livre blanc

Nous avons commencé par planter le décor à travers la narration d'un projet "catastrophe" avec l'exemple d'un projet de refonte de site web (même si l'histoire peut fonctionner avec une appli, un outil métier...). Le pire scénario a été abordé, au grand dam de certains clients qui nous ont partagé avoir vécu les mêmes expériences : cahier des charges validé entre deux réunions par la direction, un délai de réponse des prestataires pas suffisamment long, une sur-sollicitation du chargé de projet par les prestataires qui demandent à éclaircir des éléments flous du cahier des charges, une analyse des offres pas suffisamment préparée, incompréhensions entre ce qu'on pense avoir acheté et ce que le prestataire a prévu de faire réellement, un projet qui a duré le double de temps prévu... La liste peut être longue, et c'est ici qu'intervient l'AMOA.

Les 7 étapes de l'AMOA web

L'AMOA web va venir structurer le déroulé de l'expérience en 7 phases pour se rapprocher du projet idéal, et vous épauler à chaque étape :

Définir le besoin

L'AMOA va vous "obliger" à vous poser plein de questions, comme "Que veulent vos cibles" "Que veulent vos équipes" "Quels sont les enjeux planning". Diverses méthodes peuvent permettre d'y répondre, comme les questionnaires, les ateliers collaboratifs ou encore les interviews individuelles.

Écrire le cahier des charges

Tous ceux qui se prêtent à l'exercice vous le diront : ça prend du temps ! Autre problématique rencontrée : à quel niveau dois-je positionner le curseur entre une posture directive (pour que les choses soient comme vous les imaginez) ou évasive (pour ne pas "brider les prestataires") ? L'AMOA est là pour aiguiller, pour mettre le bon niveau de détail. Toutes les techniques pour (mieux) écrire son cahier des charges sont à découvrir sur cet article de notre blog.

Sélectionner les agences à consulter

L'AMOA web peut vous aider à sélectionner les agences à qui envoyer votre cahier des charges, et vous accompagner dans le choix de faire travailler 2 experts ou un généraliste, selon la typologie du projet. L'AMOA vérifie également si les prestataires couvrent l'ensemble du périmètre, l'adéquation entre leur façon de travailler et la vôtre ainsi que leur santé financière.

Se préparer à analyser les offres

Étape trop souvent oubliée, c'est une phase décisive pour la suite du projet. En effet, c'est le moment d'élaborer une grille de dépouillement. En bref, il s'agit d'un document Excel vierge, avec tout plein de formules, dans lequel vous allez noter toutes les offres, point par point.

Analyser les offres

Dans le cadre d'une consultation bien préparée, on estime à 1/2 journée d'analyse pour chaque offre. C’est à ce moment que vous allez remplir votre grille de dépouillement. C’est très pratique, car cet exercice va faire apparaître immédiatement les disparités entre les offres : niveau de détail, points à éclaircir ou informations manquantes.

Sélectionner le prestataire

L’AMOA web va aussi vous aider dans la préparation des rencontres avec les finalistes. Ce qu’on appelle parfois les auditions ou les soutenances. On communique aux prestataires en amont les questions que l’on va poser et l’ordre du jour. On peut également leur demander de rencontrer l’équipe projet : en physique voire en visio-conférence. Mais également de contacter d’anciens clients afin d’avoir leur vision des choses sur des projets passés. Une fois la décision prise, vous rappelez les prestataires consultés. L’AMOA peut vous faire un récapitulatif synthétique des notes afin que vous puissiez faire un retour à chaque prestataire ayant répondu à votre consultation.

Piloter le projet

L’AMOA est à vos côtés dès la réunion de lancement, afin de s’assurer que le projet démarre bien et que le prestataire tient bien ses engagements dès le début. En fonction de vos besoins, vos ressources et des enjeux du projet, vous pouvez continuer à mobiliser un AMOA tout au long du projet. Cela pourra vous aider à piloter votre prestataire de façon très opérationnelle, ou pour challenger les livrables. Mais on pourrait se demander si finalement l'AMOA ne serait pas du flicage ? Et bien non. Figurez-vous que le chef de projet AMOA possède plein de super pouvoirs. Il est à la fois votre chef de projet intérimaire, votre diplomate en chef, votre professeur particulier sur le digital et votre avocat ! En effet, autant d'étapes demande de la rigueur et c'est plus facile à accomplir lorsque l'on est accompagné.

En résumé, avec l'AMOA, on évite les surprises, on minimise les risques, et vous vous concentrez sur votre métier.

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