Organiser un événement pour vos clients et prospects

Votre inbound marketing tourne à plein régime, vous accumulez les likes et les retweets, votre newsletter recrute des abonnés à tour de bras. Et si vous organisiez un événement pour réunir vos clients, vos abonnés et vos prospects ? Il y a plusieurs raisons de mettre en place ce type d'événement dans vos locaux ou sur votre point de vente :

• faire connaissance avec vos prospects
• présenter le savoir-faire et l'expertise de votre société
• casser la routine de la relation avec vos clients

Préparez votre événement

Définissez votre objectif

Est-ce que vous voulez attirer de nouveaux clients, en organisant un atelier ou une présentation ? Est-ce que vous voulez remercier vos meilleurs clients, en leur présentant un nouveau produit, ou un nouveau service ? Le format de votre événement dépendra en grande partie de cet objectif.

Expliquez clairement en quoi va consister votre événement ou votre atelier

Vos clients veulent bien se déplacer, s'ils savent pourquoi. Ils hésiteront à prendre sur leur temps de travail ou leur temps personnel s'ils ne sont pas certains du bénéfice qu'ils peuvent en retirer. Prévoyez une page dédiée à l'événement sur votre site et utilisez-là comme landing page pour toute votre communication. Vous organisez un atelier tricot dans votre boutique ? Décrivez précisément l'objectif de l'atelier pour que votre public ne soit pas déçu par un atelier trop simple ou trop compliqué. Vous présentez votre nouveau produit ? Même si vous aimez entretenir le suspens, indiquez à quelles cibles il s'adresse, pour que personne ne soit déçu de s'être déplacé.  

Si votre atelier s'adresse à des débutants, il est important de le dire ! (Source : Mercerie Suppléments d'Âme)

Communiquez

Pour qu'un tel événement soit réussi, il faut... des participants. Communiquez en amont en utilisant tous les canaux dont vous disposez :

• réseaux sociaux
• e-mails
• signature mail
• affichage dans votre boutique

Si vous souhaitez limiter les participants (par exemple en n'invitant que vos meilleurs clients), sélectionnez les canaux qui vous permettront de toucher votre cible sans avoir à refuser d'inscriptions.

Organisez les inscriptions

Si vous souhaitez limiter le nombre d'inscriptions, vous pourrez peut-être gérer tout le processus (confirmation, réponse...) directement par mail. Mais il peut être judicieux d'utiliser un outil dédié :

• une solution en ligne comme EventBrite, qui est gratuit pour les événements gratuits,
• un plugin pour votre site Wordpress (par exemple, la version gratuite d'Event Espresso),
• ou tout simplement un formulaire sur votre site, si vous avez la possibilité d'en mettre un en place.

Si votre événement est gratuit, la plupart des solutions en ligne le sont aussi.

N'oubliez pas les rappels

Vos participants sont occupés ! Alors n'hésitez pas à leur rappeler votre événement par mail 48 heures à l'avance. Vous pouvez également prévoir une liste d'attente si les places sont limitées et annoncer aux déçus qu'ils seront prioritaires pour votre prochain événenemt.

Savoir recevoir

Quand organiser votre événement ?

On n'organise pas un événement au même moment selon que l'on s'adresse à des professionnels ou à des particuliers. Un atelier "loisir" a sa place en fin de journée, après le travail. mais vos clients pros seront peut-être plus sensibles à un format du type "petit déjeuner", qui nécessitent un peu plus d'organisation.

Du café !

Si vous organisez un petit-déjeuner, le minimum c'est bien sûr de prévoir du (bon) café. Si vos participants se sont levé tôt, il va falloir s'assurer que tout le monde soit bien réveillé. Et parce que tout le monde n'aime pas le café, faîtes chauffer la bouilloire et mettez à disposition une sélection de thés.

Un bon petit déjeuner

Si des viennoiseries sont un minimum, pensez également au jus de fruits. Surtout, assurez-vous de servir des produits de qualité, et en quantité suffisante : s'ils se sont levés tôt, vos invités n'ont peut-être pas pris le temps de petit-déjeuner (et c'est normal : vous les avez invité à un petit-déjeuner).

Prévoyez un petit-déjeuner facile à manger...

Partagez

Si vous en avez la possibilité, vous pouvez organiser la captation de votre présentation pour mettre une vidéo en ligne. N'hésitez pas non plus à publier vos slides, comme référence pour vos visiteurs ou pour ceux qui n'ont pas pu venir. [ci_hero slug="inscription-newsletter"]

Soyez généreux

Suivant la thématique et les participants, un petit cadeau ou quelques goodies seront également les bienvenus.

Respectez les horaires

C'est particulièrement vrai dans le cas d'un petit-déjeuner : les participants doivent retourner travailler, ne les mettez pas en retard.